Viele Unternehmen haben inzwischen „einen Agenten“. Meist ist das ein Chat neben der eigentlichen Arbeit: jemand kopiert Text hinein, bekommt Text zurück, prüft ihn und trägt das Ergebnis von Hand ins nächste System.
Das löst das eigentliche Problem nicht. Das Problem sitzt selten im Formulieren. Es sitzt im Finden, Abgleichen, Übertragen und Zusammensetzen.
Informationen liegen in Dokumenten, E-Mails, SharePoint, Netzlaufwerken, Fachanwendungen und in den Köpfen einzelner Leute. Dieselbe Auskunft wird mehrfach gesucht, in mehreren Versionen, ohne klares Gültigkeitsdatum. Daten wandern per Copy-and-Paste zwischen Systemen. Projektwissen geht mit, wenn jemand die Stelle wechselt.
Sie besitzen das Wissen bereits. Sie bezahlen nur immer wieder dafür, es auszugraben.
Was ein Agent nach Maß tatsächlich übernimmt
Drei Aufgaben tauchen in der Praxis immer wieder auf:
Wissen mit Quelle finden. Der Agent durchsucht freigegebene Unterlagen, vergleicht Versionen und liefert eine Antwort mit Quelle und Datum. Nicht „irgendwas aus dem Modell“, sondern nachvollziehbar aus dem Bestand, den Sie zugelassen haben.
Rohmaterial in einen Entwurf verwandeln. Notizen, Sprachnachrichten, Fotos oder unstrukturierte Eingaben werden zu einem Berichtsentwurf, den das Team ergänzt und freigibt. Der Mensch bleibt am Ende der Kette. Der Agent nimmt die Sammel- und Sortierarbeit ab.
Wiederkehrende Abläufe ausführen. Systeme prüfen, Daten übertragen, E-Mails oder Rechnungen vorbereiten. Der Agent handelt nur in den vereinbarten Grenzen. Wo eine Freigabe vorgesehen ist, fragt er nach.
Das sind mögliche Anwendungen, keine Produktliste. Umfang, Datenzugriff und Grenzen vereinbaren wir Fall für Fall.
Nach Maß heißt: Sie ziehen die Grenze
Sie legen fest:
- welche Dokumente und Systeme der Agent nutzen darf
- welche Aufgabe er selbst zu Ende führt
- wo er anhalten und nachfragen muss
- welches Ergebnis gut genug ist, damit jemand damit weiterarbeiten kann
Innerhalb dieser Grenzen arbeitet der Agent durch. Außerhalb tut er nichts.
Das unterscheidet ihn von einem allgemeinen Assistenten. Der Auftrag ist konkret: Der Agent soll das vereinbarte Stück Arbeit bis zu einem überprüfbaren Ergebnis ausführen.
Grenzen sind keine Einschränkung der Idee. Sie sind die Bedingung, unter der ein Agent im Betrieb überhaupt tragbar wird. Ohne Grenze gibt es keine Verantwortung. Ohne Quelle gibt es kein Nachprüfen. Ohne Freigabepunkt gibt es nur Tempo ohne Steuerung.
Kein aufgeräumtes Archiv als Eintrittskarte
Oft hören wir: „Unsere Daten sind noch nicht soweit.“
Eine bereinigte Datenlandschaft ist keine Vorbedingung. Alte Versionen, Dubletten und abgelaufenes Material gehören in die Bewertung, nicht in die Antwort des Agenten.
Der erste Schritt ist deshalb nicht „erst die Daten aufräumen, dann KI“. Der erste Schritt ist: gemeinsam anschauen, welche vorhandenen Unterlagen für einen engen Teilbereich taugen. Was der Agent nicht sehen soll, sieht er nicht. Was widersprüchlich ist, wird gekennzeichnet statt schöngefärbt.
Wer zuerst zwei Jahre Datenhygiene plant, baut oft nie den Agenten. Wer mit einem echten Vorgang startet, sieht schnell, welche Lücken wirklich stören und welche nur auf dem Papier existieren.
Nicht jeder Ablauf braucht einen Agenten
Wir starten beim betrieblichen Problem, nicht beim Werkzeug.
Manchmal ist der richtige nächste Schritt ein Agent. Manchmal eine kleine, maßgeschneiderte Anwendung. Manchmal ein Standardwerkzeug, das Sie schon bezahlen. Das sagen wir dann auch.
Ein Agent lohnt sich vor allem dort, wo mehrere Schritte zusammenkommen, Quellen zählen und das Ergebnis weiterverwendet wird. Ein Chatfenster reicht, wenn jemand gelegentlich formulieren oder zusammenfassen will. Eine Fachanwendung reicht, wenn der Ablauf schon klar in einem System sitzt und nur bedient werden muss.
Die Frage ist nicht: „Können wir KI einsetzen?“ Die Frage ist: „Welcher Teil der Arbeit kostet heute Zeit, weil jemand sucht, überträgt oder zusammensetzt, und lässt sich dieser Teil so begrenzen, dass ein Agent ihn zuverlässig übernimmt?“
Wie wir das in der Praxis sehen
Bei Sentinel läuft seit Jahren ein Webportal für Videodaten: von der Erfassung über die Verarbeitung bis zur Auslieferung. Dort arbeitet der Kunde direkt mit dem Agenten Satoru. Satoru prüft laufende Systeme, behebt Störungen innerhalb vereinbarter Grenzen und fragt nach, wo eine Freigabe nötig ist.
Denselben Agenten nutzen wir intern: Entwicklung, Tests, wiederkehrende Büroarbeit wie eingehende Rechnungen. Das ist Absicht. Was wir anderen vorschlagen, betreiben wir selbst. Entscheidend ist, ob er im Alltag trägt.
Andere Arbeiten aus dem Studio zeigen dieselbe Richtung, auch wenn nicht überall das Wort Agent draufsteht. Zedl macht aus einem fotografierten Beleg strukturierte Buchhaltungsdaten für DATEV, BMD, CSV oder Excel. Nodl macht aus gesprochenen Notizen fertige, strukturierte Dokumente, nicht nur ein Transkript. In beiden Fällen zählt das Ergebnis im nächsten System, nicht der Eindruck im Chat.
Woran man den Nutzen misst
Ob ein Agent hilft, sieht man an drei Dingen:
- Bearbeitungszeit einschließlich Nacharbeit
- Richtigkeit der Ergebnisse
- Aufwand im Alltag
Nicht an der Anzahl der Prompts. Nicht daran, ob die Antwort höflich klingt. Nicht daran, ob irgendwo „GPT“ in der Architektur steht.
Nacharbeit gehört in die Messung. Ein Entwurf, den niemand anfassen darf, ohne ihn neu zu schreiben, hat nichts eingespart. Eine Suche ohne Quelle zwingt das Team, dieselbe Prüfung noch einmal zu machen. Ein Datentransfer, den jemand hinterher korrigiert, verlagert den Aufwand nur.
Wenn diese drei Größen nach ein paar echten Vorgängen nicht besser werden, war der Teilbereich falsch gewählt, oder ein Agent war das falsche Mittel. Beides ist eine brauchbare Erkenntnis. Besser nach einem Monat als nach einem Großprojekt.
Der Einstieg bleibt klein
Wir beginnen mit einem klar begrenzten Bereich. Sie sehen früh, ob die Lösung im Alltag trägt.
Der Ablauf ist schlicht:
- Ein Gespräch von dreißig Minuten. Ihre Lage, und ob wir die richtigen Leute dafür sind. Kostenlos, ohne Verpflichtung.
- Ein Workshop zu Abläufen, Daten, Zugriffen und Zielen. Danach stehen Umfang und Fixpreis.
- Ein Machbarkeitsnachweis (PoC): ein kleiner, nutzbarer Teil mit echten Vorgängen. Ziel ist der erste Einsatz nach etwa einem Monat.
- Was sich bewährt, bauen wir aus. Den Betrieb begleiten wir im vereinbarten Umfang.
Phase 1, der PoC, liegt typischerweise zwischen 2.500 und 15.000 Euro, Fixpreis nach dem Workshop. Phase 2 ist ein Abrufkontingent oder fixe Stunden pro Monat, getrennt vom PoC.
Anbindungen prüfen wir Fall für Fall: Microsoft 365, SharePoint, E-Mail, Netzlaufwerke, Datenbanken, Fachanwendungen. Wir integrieren in die IT, die Sie bereits betreiben. Keine Parallelwelt, die nach drei Monaten niemand mehr pflegt.
Häufige Fragen
Was ist ein KI-Agent nach Maß? Ein KI-Agent nach Maß bearbeitet einen abgegrenzten Auftrag mit freigegebenen Quellen und Systemen. Er führt mehrere Schritte aus und liefert ein Ergebnis, das im nächsten Arbeitsschritt verwendet werden kann.
Für welche Aufgaben eignet sich ein Agent? Mögliche Aufgaben sind die Suche in Projektunterlagen, Berichtsentwürfe aus Notizen und wiederkehrende Übertragungen zwischen Systemen. Entscheidend ist, dass Quellen, Ergebnis und Freigaben konkret festgelegt werden können.
Müssen wir dafür ein eigenes Sprachmodell trainieren? Nein, ein maßgeschneiderter Agent setzt kein eigenes Sprachmodell voraus. Die Anpassung betrifft den Auftrag, die Quellen, die Systemzugriffe und die Freigabepunkte.
Welche Systeme kann ex-nihilo anbinden? Microsoft 365, SharePoint, E-Mail, Netzlaufwerke, Datenbanken und Fachanwendungen kommen infrage. Die konkrete Anbindung wird geprüft; daraus folgt keine Zusage für einen fertigen Konnektor.
Was kostet ein erster PoC und wie lange dauert er? Als Orientierung gelten 2.500 bis 15.000 Euro, mit Fixpreis nach dem Workshop. Ziel ist der erste Einsatz nach etwa einem Monat; Umfang und Zeitplan werden vereinbart.
Wer entscheidet, was der Agent selbst tun darf? Sie legen den Auftrag und die erforderlichen Freigaben mit uns fest. Berechtigungen begrenzen den Zugriff auf die dafür vorgesehenen Unterlagen und Systeme.